Наши ошибки:
человек и компьютер думают по-разному

Мы привыкли, что рядом с нами трудятся верные помощники – компьютеры. Они хранят нашу корреспонденцию, помогают быстро найти нужный документ, обрабатывают данные. Да и сами документы, тексты, мы набираем на компьютере, там же и форматируем, оформляем. Мы привыкли и не задумываемся, а всегда ли мы всё правильно делаем, всегда ли делаем так, чтобы компьютер мог нас правильно понять. Думаем-то мы и компьютер совсем по-разному.

Вот, например, такая конструкция выглядит как таблица, согласны?

Показатель 1         Показатель 2          Показатель 3

10                             20                              15

14                             18                              25

А вот компьютер, точнее word, с нами не согласится, не признает он эту конструкцию таблицей. Мало ли какой текст набран с большим количеством пробелов.

Почему так происходит? Мы видим некоторые данные, выстроенные в столбики, мы видим заголовок с названием показателя и количественные данные. Это позволяет нам предположить, что перед нами таблица. Программа – word – может распознать, что есть цифры, что есть много пробелов. А вот в один столбик или нет понять уже сложнее. Чтобы программа это поняла, ей надо объяснить, что значит «в столбик». Надо уметь отличить приведенную конструкцию, например, от такой:

            Приводим список выигрышных комбинаций игр 3-х последних сезонов:

                        1 – 10, 20, 32, 51, 53

                        2 – 13, 16, 21, 43, 56

Наверно, есть и множества других примеров, в которых почему-то текст расположен именно так, почти в столбик.

Если нужно, чтобы word точно «знал», что мы имеем в виду таблицу, необходимо ему это «сообщить». Т. е. выполнить команду «Вставить таблицу», и нужные слова и числа разместить в ячейках. Только в этом случае word нас «поймёт» и чтобы потом с текстом не происходило, и мы и компьютер будем работать с такой конструкцией как с таблицей.

Вообще программы сейчас очень умные и становятся всё умнее. Можно научить word понимать все тонкости текста, если суметь найти признаки, которые однозначно могут определить какие-то компоненты текста. Один пример такого компонента – таблица, мы рассмотрели. Обсудим заголовки.

На первый взгляд, с заголовком всё просто. Предложение в начале текста есть заголовок. Такую конструкцию – предложение в начале текста, word распознает без труда. Но всегда ли это заголовок? А если это, например, служебная записка? Тогда первое предложение будет содержать обращение «кому», и это не заголовок. Можно дополнить правило, которое мы объявили «предложение в начале текста», ещё одним – «этот текст должен быть размещён по середине». Отлично! Но это титульный лист и вначале стоит гриф. Гриф – не заголовок. Второе замечание – заголовки могут сами состоять из двух предложений. Как тогда определить, где же всё-таки заголовок, который поставил автор?

Как быть? На сегодня, выход один – явно сообщить word’у – вот это - заголовок. Технически проще всего это сделать, использовав стили, которые занимают значительную часть панели инструментов[1]. Или вручную проставить свойство абзаца – уровень заголовка.

Важно и другое обстоятельство, связанное с заголовками. Только автор знает, очередной заголовок в тексте – это заголовок какого уровня: первого или подзаголовок?

Вот и получается, что человек увидит фразу в начале текста, набранную жирным, и интуитивно догадается, что это заголовок. А компьютер «подумает»: «Вот здесь текст, выделенный жирным, но мне не сказали, что это заголовок, значит, это просто текст, выделенный жирным. Ведь, если бы это был заголовок, автор бы его обязательно обозначил».

Почему важно, чтобы компьютер, в данном случае программа word, понимали нас правильно? Потому, что вся работа, которую выполняет word или другая программа с текстом, выполняется исходя из тех соображений, которые есть у программы, а не из тех, что спрятаны в нашей голове.

Если мы хотим иметь хорошо оформленный текст, мы обязаны сообщить компьютеру, как мы этот текст видим. Сообщить на том языке, на каком компьютер может нас понять. А для этого надо использовать инструменты: заголовки размечать (обозначать) заголовками, таблицы таблицами, диаграммы диаграммами и т. д. Если мы поленились и где-то скопировали таблицу в виде рисунка, то для компьютера это будет рисунком, не таблицей. К сожалению, такое встречается в текстах. А еще чаще, вместо диаграммы стоит рисунок.

Давайте будем взаимно вежливы, будем стараться объяснять программе, чего мы хотим. И тогда программа сделает для нас всё, что умеет. А программы становятся всё умнее, они тоже стараются приблизиться к нам, понимать нас всё лучше, всё меньше требуя пояснений.

[1] Техника работы со стилями и другие вопросы использования программы word были рассмотрены в заочном семинаре IT-Центра «Осваиваем инструментарий», см. https://www.isras.ru/index.php?page_id=1869. Правда, заочный семинар описывается версию MS Word 2010, но скоро выйдет второе издание семинара, посвященное уже MS Word 2016